Top phần mềm quản lý văn bản tốt nhất hiện nay

Hiện nay có khá nhiều phần mềm quản lý văn bản khiến bạn cảm thấy bối rối. Vậy đâu là những phần mềm quản lý hữu ích mà bạn nên biết? 

• Dân văn phòng bỏ túi ngay những phần mềm quản lý văn bản miễn phí
• Ưu điểm của phần mềm quản lý bán hàng Misa khiến shop online nào cũng mê!

Để có thể quản lý một cách tốt nhất hồ sơ cũng như văn bản quan trọng, ngày nay các doanh nghiệp hay những đơn vị hành chính nhà nước chắc chắn phải nhờ đến sự trợ giúp của những phần mềm quản lý văn bản (PMQLVB).

Đây không còn là điều gì quá xa lạ, bởi lợi ích của việc sử dụng những phần mềm này đem lại là vô cùng rõ ràng và không cần phải bàn cãi. Vậy chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về những phần mềm quản lý tốt nhất hiện nay nhé!

Xu hướng hội nhập của thời đại số

Đối với chính cuộc sống hiện đại ngày nay, mọi công việc cũng dần trở nên hiện đại hóa, đặc biệt là đối với những công việc văn phòng luôn làm việc ở trên máy tính và phần mềm. Tuy nhiên, nếu như không có một phần mềm quản lý chung thì tất cả những dữ liệu, văn bản quan trọng thì mọi thứ chắc chắn sẽ trở nên thật rối ren.

Vậy lúc này, phần mềm quản lý văn bản chính là một vị cứu tinh cho các công ty, doanh nghiệp, cơ quan hành chính nhà nước. Nó sẽ giúp quản lý một cách hiệu quả và triệt để thông tin dữ liệu của cơ quan mình một cách gọn gàng và ngăn nắp.

Những phần mềm này đặc biệt hữu ích vì đến khi cần có thể tìm thấy tài liệu một cách dễ dàng và không mất thời gian. Hơn nữa, PMQLVB còn tránh để gây ra tình trạng thất lạc hay mất dấu những văn bản tài liệu quan trọng. Giúp các văn phòng không rơi vào những hoàn cảnh rắc rối không đáng có.

Có lẽ dân văn phòng đã không còn xa lạ gì với những hòm thư hay những bức thư điện tử. Mọi công việc giờ đây đang dần bước vào thời kỳ số hóa khi yêu cầu phải lưu giữ trong bộ nhớ máy tính. Thậm chí, ngay cả đến những công văn quan trọng cũng được số hóa thay vì là nội dung viết trên giấy như trước đây.

Để có thể nhanh chóng gửi đến địa chỉ yêu cầu một cách tiện lợi, điều này không những đem lại sự hiệu quả, cũng như rút ngắn thời gian trao đổi trong công việc, mà nó còn giúp các phòng bạn giảm tải công việc. Thay vì như trước kia cứ phải bơi trong đống tài liệu giấy tờ để giải quyết.

Phần mềm quản lý các văn bản là xu hướng mới

Hiện nay có thể kể ra hai loại hình phần mềm dễ tiếp cận nhất đối với doanh nghiệp cũng như văn phòng cơ quan nhà nước. Đó là loại phần mềm hoạt động độc lập, và loại phần mềm mang tính hệ thống có thể dễ dàng kết nối với nhau.

• Loại hình phần mềm đầu tiên tức loại hoạt động riêng biệt sẽ phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ, không có chi nhánh, nó giúp giảm thiểu chi phí hoạt động cũng như rất dễ dàng thuận tiện khi sử dụng.
• Loại hình quản lý văn bản thứ hai tức loại hệ thống, sẽ rất phù hợp với những với những doanh nghiệp vừa và lớn, nhưng phòng ban có tính liên kết với nhau, thì loại hình phần mềm nay lại tỏ ra rất hữu dụng khi có thể kết nối và luân chuyển văn bản dữ liệu cực kỳ tốt.

Để có thể hiểu rõ hơn, về hai loại hình quản lý văn bản này bạn có thể tham khảo qua những dẫn chứng như sau:

Khi bạn sử dụng loại phần mềm độc lập cho những doanh nghiệp lớn thì sẽ mất rất nhiều thời gian để chia sẻ thông tin. Vì nó không hề có một hệ thống chung nào cả. Mọi dữ liệu nếu muốn luân chuyển đều sẽ phải copy ra usb hay ổ cứng, hoặc là nén lại để gửi qua internet.

Điều này vô hình chung sẽ làm mất thời gian và công sức lao động. Thế nên nó chỉ phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ và không có chi nhánh. Còn đối với loại phần mềm mang tính hệ thống thì dù bạn có là người ở chi nhánh nào, chỉ cần bạn có quyền truy cập thì có thể lấy dữ liệu trên hệ thống chung bất kỳ khi nào.

Điều rất tiện lợi với những doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, văn phòng hành chính. Nó tạo sự thuận tiện khi trao đổi luân chuyển thông tin dữ liệu một cách nhanh chóng và tiện lợi. Tuy nhiên loại hình phần mềm này yêu cầu bạn sẽ phải trả phí.

>> Xem thêm: Những thông tin mà kế toán tìm việc cần biết trước khi nộp đơn xin việc

Những phầm mềm quản lý văn bản thông dụng 

Phần Mềm Văn Phòng Điện Tử CloudOffice

Với phần mềm CloudOffice, chúng ta có thể hiểu đây là một hệ thống phần mềm quản lý văn bản, với giao diện hiện đại. Chỉ cần có Internet, CloudOffice hiện nay đang nhận được sự tin dùng của rất nhiều văn phòng, doanh nghiệp.

CloudOffice mang đến sự tiện dụng cho người dùng

Nó dễ sử dụng và vô cùng chuyên nghiệp trong tác vụ quản lý văn bản và luân chuyển thông tin. Lợi thế của loại phần mềm hệ thống này là có thể theo dõi, cũng như xử lý công việc từ xa.

Phần Mềm Quản Lý C-Office

C-Office chính là một trong những giải quản lý văn bản văn phòng điện tử, chuyên phục vụ  cho các cơ quan, doanh nghiệp. Nó có hơn 20 tính năng và ứng dụng hữu ích của phần mềm được tích hợp. Nó hoàn thiện trong duy nhất một hệ thống trên nền giao diện là website.

Điều này nhằm phục vụ cho mọi hoạt động cùng những ứng dụng văn phòng điện tử ngày nay. Thêm nữa, điểm đặc biệt của C-Office chính là một sản phẩm đã từng được đóng gói từ chính giải pháp eDocman Plus. Đây là giải pháp đã đạt giải thưởng Sao Khuê năm 2012 cho chính giải thưởng phần mềm xuất sắc nhất tại Việt Nam.

>> Xem thêm: Danh sách các nhóm đối tượng được hưởng chính sách xã hội

Phần mềm quản lý eBizOffice

Phần mềm eBizOffice hỗ trợ vô cùng đắc lực đối với công việc lưu trữ cũng như tìm kiếm thông tin dữ liệu một cách đơn giản và dễ dàng. Đặc biệt phần mềm này vô cùng an toàn và sẽ giúp bảo mật thông tin tài liệu một cách tối đa.

Phần mềm eBizOffice hỗ trợ vô cùng đắc lực với nhiều tính năng đa dạng

Tuy nhiên, thông tin được quản lý bởi phần mềm này còn có thể được tìm thấy một cách đơn giản qua nhiều tính năng vô cùng hữu dụng như:

• Tìm kiếm văn bản theo ngày phát hành
• Nội dung chi tiết, từ khóa
• Giao diện vô cùng thân thiện

Phần mềm quản lý EFY-DOC

Phần mềm này hỗ trợ và và là công cụ điều hành vô cùng đắc lực đối với việc quản lý văn bản. EFY-DOC còn là phần mềm đạt tiêu chuẩn chính phủ khi xuất sắc hoàn thành nhiệm vụ và được tin dùng trong nhiều cơ quan nhà nước hiện nay.

Phần mềm quản lý iBom.Doc

Cuối cùng trong danh sách phần mềm quản lý này là iBom.DOC. Tuy được nêu tên cuối cùng nhưng không có nghĩa là nó kém cạnh so với những phần mềm còn lại. iBom.DOC hiện nay vẫn được người dùng đánh giá cao bởi khả năng và sự tiện ích mà nó mang lại.

Nó giúp các doanh nghiệp lưu trữ và kiểm soát văn bản dữ liệu một cách triệt. Việc tránh tình trạng làm mất, hay văn bị bị xáo trộn do có sự tác động từ bên ngoài cũng được giảm tải.

Trên đây là một số phần mềm quản lý văn bản thông dụng và đang được rất nhiều doanh nghiệp, cơ quan nhà nước tin dùng. Hãy tham khảo, đưa ra quyết định để tìm hiểu và chọn cho mình một phần mềm phù hợp trước khi bạn có ý định tìm việc làm kế toán.