Quy định về chữ ký: Nhỏ xíu xiu nhưng quyền lực không tưởng!

Quy định về chữ ký là điều mà kế toán viên nào cũng cần nắm được. Chỉ là 1 chữ ký bé xíu nhưng lại có thể thay đổi cả 1 bản hợp đồng lớn, bạn biết không?

Khái niệm

Chữ ký thường được biểu hiện dưới dạng biểu tượng viết tay, có thể là tên, nick name hoặc 1 dấu ấn nào đó để thể hiện nét đặc trưng của người tạo ra. Chữ ký thường xuất hiện trong các loại hợp đồng, tài liệu, văn bản mang tính chất pháp lý… nhằm mục đích chứng minh cho sự hiện diện của một người nào đó.

Quy định về chữ ký trên hóa đơn, chứng từ kế toán

Hóa đơn, chứng từ kế toán và chữ ký luôn là những yếu tố song hành, không thể thiếu nhau. Hóa đơn chính là 1 dạng chứng từ kế toán được lập bởi cá nhân hoặc đơn vị bán hàng nhằm mục đích ghi nhận thông tin bán hàng. Chứng từ kế toán (CTKT) thực chất là các loại giấy tờ phản ánh các nghiệp vụ kế toán tài chính, kinh tế phát sinh.

quy-dinh-ve-chu-ky-nho-xiu-xiu-nhung-quyen-luc-khong-tuong-1
Trước khi đặt bút ký vào các văn bả, hợp đồng thì bạn cần nắm được và tuân thủ 1 số quy định

Và CTKT thì phải luôn có đầy đủ chữ ký theo đúng như chức danh đã được quy định trên chứng từ. Chữ ký nhất định phải được ký bằng loại mực không phai nhưng phải nhớ khi ký CTKT tuyệt đối không được dùng mực đỏ hoặc sử dụng chữ ký khắc sẵn.

Nếu dùng mực đỏ hoặc loại mực phai màu để ký CTKT thì sẽ bị phạt tiền từ 3 triệu đồng đến 5 triệu đồng/lần vi phạm. Ngoài ra, nội dung của hóa đơn cũng phải phản ánh chuẩn xác những nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh; không được phép tự ý sửa chữa, tẩy xóa nội dung trên hóa đơn.

Quy định về màu mực chữ ký trong hợp đồng, văn bản

Về màu mực của chữ ký ở trong các loại văn bản, hợp đồng; chúng ta cũng đã đề cập qua ở phía trên, đó là không sử dụng mực màu đỏ. Ở đây chúng ta sẽ nói kỹ càng hơn về màu mực của chữ ký nhé!
Theo như Nghị định 110/2004/NĐ-CP thì người ký văn bản không được phép dùng bút chì để ký; họ cũng không được phép sử dụng mực đỏ hay những loại mực dễ phai để ký lên văn bản.
quy-dinh-ve-chu-ky-nho-xiu-xiu-nhung-quyen-luc-khong-tuong-2
Quy định về chữ ký đã rất rõ ràng nhưng bạn còn phải ghi nhớ để về màu mực nữa đấy
Tuy nhiên ngoài màu đỏ, người ta cũng thường tránh luôn cả màu đen bởi vì nó dễ trùng với màu mực in hoặc photo ở ngoài hàng và dễ bị bắt chước hoặc giả mạo. Màu xanh có lẽ là màu được các đơn vị ưu tiên hơn cả, họ thường chọn màu mực này để ký các văn bản, hợp đồng cần thiết.
>> Tham khảo thêm các thông tin về việc làm kế toán hấp dẫn TẠI ĐÂY

Một số lỗi về chữ ký sẽ bị phạt nặng nếu mắc phải

Dưới đây là 1 số lỗi liên quan đến chữ ký mà bạn không nên phạm phải bởi sẽ bị phạt tương đối nặng:
  • Không đóng sổ riêng cho từng kỳ kế toán hoặc sau khi in ra giấy không có đầy đủ chữ ký và đóng dấu theo quy định => Phạt từ 1 đến 2 triệu đồng
  • Không lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê hoặc báo cáo kết quả kiểm kê không có đầy đủ chữ ký theo như quy định => Phạt từ 1 đến 2 triệu đồng
  • Ký CTKT bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn => Phạt từ 3 đến 5 triệu đồng
  • Tài liệu kế toán sao chụp không có đầy đủ chữ ký, đóng dấu của các cá nhân, tổ chức có liên quan theo như quy định => Phạt từ 3 đến 5 triệu đồng
quy-dinh-ve-chu-ky-nho-xiu-xiu-nhung-quyen-luc-khong-tuong-3
Dù chỉ là 1 chữ ký nhỏ bé thôi, nhưng nếu phạm sai lầm bạn sẽ bị phạt tiền nhiều triệu đồng đó nhé
  • Chữ ký của 1 người không thống nhất, không có sự trùng khớp với sổ đăng ký mẫu chữ ký => Phạt từ 5 đến 10 triệu đồng
  • Chứng từ kế toán không có đầy đủ chữ ký theo chức danh quy định => Phạt từ 5 đến 10 triệu đồng
  • Lập báo cáo kiểm toán không có đầy đủ chữ ký của kiểm toán viên theo quy định => Phạt từ 5 đến 10 triệu đồng
  • Thực hiện chi tiền khi chứng từ chưa có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền theo như quy định của pháp luật => Phạt từ 20 đến 30 triệu đồng.
Đánh giá