Kế toán kho là gì? Vai trò của một nhân viên kế toán kho ra sao?

Kế toán kho là gì? Muốn trở thành một kế toán giỏi thì trước tiên bạn cần hiểu rõ khái niệm và vai trò của công việc này thì mới có thể thành công được.

• Kế toán trưởng Tiếng Anh là gì? Khái niệm và những thông tin liên quan
• Nhân viên kế toán Tiếng Anh là gì? Những điều kế toán viên nào cũng nên nhớ

Kế toán kho là gì?

Kế toán kho chính là cách gọi khác của kế toán hàng tồn kho, đây cũng là một vị trí đóng vai trò quan trọng trong các cơ quan, doanh nghiệp. Nơi làm việc của kế toán kho chính là kho chứa hàng hóa – vật liệu. Họ chính là người đảm nhiệm các công việc như lập hóa đơn – chứng từ, theo dõi tình hình hàng hóa xuất – nhập – tồn kho.

Muốn thành công thì việc nắm rõ khái niệm sẽ giúp bạn định hình chính xác được công việc

Ngoài ra, họ còn chịu trách nhiệm so sánh, đối chiếu các loại hóa đơn – chứng từ – sổ sách… với thủ kho. Điều này sẽ đảm bảo tình trạng chính xác của hàng hóa, không để xảy ra rủi ro và thất thoát cho doanh nghiệp.

> Xem thêm: Các thông tin việc làm kế toán đang được quan tâm nhất hiện nay

Công việc của một kế toán kho là làm gì?

Sau khi đã xác định được khái niệm kế toán kho là gì thì bạn cần nắm được rõ các công việc mà một nhân viên kế toán kho phải làm. Tùy vào mỗi công ty, doanh nghiệp khác nhau mà công việc của kế toán kho sẽ có một chút khác biệt. Nhìn chung, họ vẫn sẽ phải hoàn thành những nhiệm vụ sau:

• Giám sát tình trạng hóa đơn, chứng từ trước khi xuất – nhập kho.
• Quan sát toàn bộ hóa đơn nhập hàng từ nhà sản xuất, nhanh chóng xử lý nếu có tình huống xảy ra.
• Nhập toàn bộ số liệu hàng hóa khi nhập vào phần mềm của doanh nghiệp.
• Kiểm soát chặt chẽ tình trạng hàng nhập – xuất – tồn kho.
• Theo dõi việc ghi chép hàng ngày của thủ kho, kiểm tra xem thủ kho có tuân thủ đầy đủ quy định khi làm việc không đồng thời kiểm tra xem hàng hóa đã được sắp xếp đúng theo chủng loại, vị trí… chưa hợp lý hay chưa.
• Để ý tình hình hàng hóa trong kho, lập kế hoạch xuất – nhập hàng hóa rồi trình lên để kế toán trưởng xem xét và phê duyệt.
• Cập nhật tình hình công nợ nhập – xuất hàng hóa, lập biên bản định kỳ để xác minh công nợ theo quy định.

Trong một công ty, doanh nghiệp thì kế toán kho có một vai trò nhất định, không thể thiếu

• Cứ 3 tháng 1 lần định kỳ cùng thủ kho kiểm kê toàn bộ hàng hóa – vật liệu, khi phát hiện hàng hóa hư hỏng hoặc hết date thì mau chóng xử lý theo đúng quy định.
• Lập ngay biên bản kiểm kê và đề xuất xử lý nếu phát hiện số liệu thực tế và số liệu trên sổ sách chêch lệch nhau. Sau đó nộp biên bản về người có thẩm quyền xem xét và đưa ra cách xử lý.
• Hạch toán việc xuất – nhập hàng hóa kèm theo doanh thu, giá vốn, chi phí của hàng hóa.
• Theo dõi sát sao quá trình kiểm, đếm và giao nhận hóa đơn rồi sau đó ghi chép vào sổ sách đúng theo quy định.
• Đưa ra các đề xuất để nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ phận Kho, đề cập đến những vấn đề cần thiết nhằm giúp bản thân hoàn thành công việc kế toán kho tốt hơn, hiệu quả hơn.
• Trực tiếp tham gia quá trình kiểm kê hàng hóa  xuất – nhập kho cùng với thủ kho và bên đơn vị giao hàng.
• Tham gia đầy đủ các công tác kiểm kê của công ty dù là định kỳ hay đột xuất.
• Đọc kỹ các biên bản kiểm kê, nếu phát hiện sự sai lệch giữa số liệu thực và số liệu trong sổ sách thì lập tức đề xuất biên bản xử lý.
• Nộp chứng từ và báo cáo kế toán đúng theo quy định của doanh nghiệp đưa ra.

Kế toán kho thường mắc những sai sót nào?

• Thiếu hoặc không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ, ví dụ như ghi sai ngày trên hóa đơn hoặc không có hóa đơn mua hàng hoặc quên ghi phiếu xuất kho…
• Sai giá gốc của hàng tồn kho.
• Không thường xuyên đối chiếu và kiểm tra sát sao tình trạng công việc của thủ kho. gây ra hậu quả số liệu thực tế và sổ sách có sự chênh lệch lớn.
• Phiếu xuất – nhập hàng không đúng với quy định: Quên đánh số thứ tự, thiếu chữ kí bên giao hoặc bên nhận, sai ngày nhập hàng…
• Xuất kho nội bộ theo giá ấn định chứ không tuân theo giá thành sản xuất.
• Không viết phiếu xuất kho riêng cho mỗi lần xuất hàng hoặc không lập bảng kê chi tiết cho từng phiếu xuất kho…

Áp lực công việc dày đặc khiến cho kế toán kho đôi khi khó tránh khỏi một số sai sót

• Không lập bảng tổng hợp xuất – nhập – tồn hàng định kỳ hàng tháng, hàng quý.
• Phân bổ dụng cụ sai quy định.
• Lập dự phòng cho hàng hóa giữ hộ không thuộc quyền sở hữu của công ty; trích lập dự phòng không có đủ hồ sơ hợp lệ.
• Báo hỏng các dụng cụ mà không tìm được cách xử lý, thậm chí vẫn phân bổ cả hệ thống công cụ hỏng vào chi phí.
• Để tồn kho nhiều hàng hóa giá trị lớn trong một quãng thời gian dài mà không có biện pháp giải quyết.
• Không quản lý sát sao quy trình mua hàng, để tình trạng khống giá mua xảy ra.

Bài viết trên đây đã tổng hợp đầy đủ cho bạn khái niệm kế toán kho là gì? Công việc và trách nhiệm của vị trí kế toán kho cũng như là những sai sót mà họ thường mắc phải. Hi vọng những thông tin này sẽ giúp ích cho quá trình hướng nghiệp trở thành một kế toán kho của bạn!

>> Cập nhật: Các thông tin cơ bản mà nhân viên cần cung cấp để hoàn thành bảng chấm công ngoài giờ