Hóa đơn hợp lệ: Khái niệm và những thông tin liên quan

Để nhận biết một hóa đơn hợp lệ hay không? không phải ai cũng biết cách nhưng nếu bạn là một nhân viên kế toán thì bạn buộc phải biết điều này!

• Chuẩn mực kế toán quốc tế và chuẩn mực kế toán Việt Nam: Khác biệt gì?
• Các hình thức kế toán phổ biến nhất dành cho doanh nghiệp

Hóa đơn hợp lệ là gì?

Để nắm bắt được rõ về khái niệm của loại hóa đơn này, bạn cần kiểm tra xem hóa đơn đó có phù hợp với các thông lệ hay đảm bảo được hết các nội dung và yêu cầu, chỉ tiêu trên hóa đơn chưa.

Một hóa đơn được cho là hợp lệ phải ghi rõ:

• Thời gian lập hóa đơn(ngày/tháng/năm)
• Có họ tên người bán và người mua
• Địa chỉ công ty hai bên
• Mã số thuế
• Hình thức thanh toán

Cách tra cứu hóa đơn đủ điều kiện hợp lệ

Với công việc như một người quản gia như vậy thì cần hết sức cẩn thận trong từng khâu, từng bước để tránh những sai lầm ảnh hưởng tới chất lượng công việc. Trên các hóa đơn đủ điều kiện hợp lệ phải ghi rõ:

• Số thứ tự
• Tên hàng hóa dịch vụ
• Đơn vị tính
• Số lượng
• Đơn giá
• Thành tiền
• Thuế suất
• Tiền thuế giá trị gia tăng (nếu có)
• Tổng số tiền thanh toán
• Số tiền bằng chữ

Ngoài ra còn có chứ ký người mua, người bán và chữ ký của giám đốc hoặc giấy ủy quyền có đóng dấu hợp lệ. Cuối cùng bạn cần lưu ý đó là hóa đơn khi đã đủ hợp lệ thì phải là hóa đơn được lập dựa trên các Nguyên tắc lập hóa đơn GTGT theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 (có hiệu lự từ ngày 1/6/2014).

>> Xem thêm: Những thông tin mở rộng xoay quanh định nghĩa về Sale Kit

Hóa đơn điện tử hợp lệ là gì?

Theo Khoản 3 điều 3 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính, hóa đơn điện tử hợp lệ là những hóa đơn thỏa mãn đủ các yêu cầu sau:

• Hóa đơn phải có đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
• Các thông tin trong hóa đơn điện tử phải là những thông tin có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Ngoài ra cần đáp ứng các điều kiện giống như hóa đơn giấy về nội dung như:

• Thông tin hóa đơn
• Thông tin người bán và người mua trên hoá đơn

Cách kiểm tra hóa đơn điện tử

Khi đã vào vị trí kế toán thì bạn đã biết rằng bản thân sẽ phải học hỏi trau dồi rất nhiều các kiến thức chuyên môn thực tế trực tiếp trong việc xử lý công việc của mình. Với công việc như một người quản gia như vậy thì cần hết sức cẩn thận trong từng khâu, từng bước để tránh những sai lầm ảnh hưởng tới chất lượng công việc. Một trong những điều bạn cần lưu tâm đó là vấn đề hóa đơn.

Như bạn thấy, kế toán là bộ phận nhân sự liên quan trực tiếp tới việc theo dõi, nắm bắt tình hình hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Nếu bạn đang làm trong lĩnh vực này thì việc nắm bắt được thế nào là hóa đơn được cho là hợp lệ là kỹ năng vô cùng cần thiết.

Ngoài những điều trên thì khi xác nhận hóa đơn đủ hợp lệ thì nhân viên kế toán cần lưu ý một số trường hợp phải đáp ứng thêm cả những yêu cầu khác như:

• Không được vượt định mức
• Không vượt mức khống chế
• Chi phí ăn trưa cho lao động là 680.000đ/người/tháng
• Tiền trang học 680.000đ/người/tháng

Với những thông tin được cung cấp trên đây, hi vọng sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm hóa đơn hợp lệ và cách xử dụng loại hóa đơn này. Đây chắc chắn sẽ là kiến thức nghiệp vụ kế toán vô cùng hữu ích cho công việc của bạn hiện tại, cũng như sau này.