Hình thức chứng từ ghi sổ và những gì bạn cần biết

Bạn đã nghe rất nhiều về hình thức chứng từ ghi sổ nhưng bạn chưa hiểu rõ về nó? Công việc hiện tại đòi hỏi bạn phải có kiến thức về hình thức kế toán này?

• HTKK là gì? Lợi ích của HTKK dành cho doanh nghiệp hiện nay
• Chuẩn mực kế toán quốc tế và chuẩn mực kế toán Việt Nam: Khác biệt gì?

Hình thức chứng từ ghi sổ là gì?

Đây là khái niệm để chỉ loại chứng từ dùng để tập hợp số liệu của chứng từ gốc theo từng loại sự việc và ghi rõ nội dung vào sổ cho từng sự việc ấy. Khi làm ở vị trí nhân viên kế toán bạn phải lập chứng từ ghi sổ dựa trên trên Chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, cùng nội dung kinh tế.

Ngoài ra có một điều có thể bạn không biết, chứng từ ghi sổ còn thể dùng để lập cho từng chứng từ gốc hoặc có thể lập cho nhiều chứng từ gốc có nội dung kinh tế giống nhau và phát sinh thường xuyên trong tháng.

Đặc trưng của chứng từ ghi sổ

Chứng từ ghi sổ được xem là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp. Chứng từ này được lập trên cơ sở của từng chứng từ kế toán hoặc bảng chứng từ kế toán cùng loại, có cùng một nội dung kinh tế. Một đặc trưng nữa của chứng từ kế toán đó là chúng được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng và có được đính kèm chứng từ kế toán. Hình thức chứng từ ghi sổ gồm có 4 loại sổ đó là:

• Loại thứ nhất là chứng từ ghi sổ
• Loại thứ hai là sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
• Loại thứ ba là sổ cái
• Loại thứ tư là sổ và thẻ kế toán chi tiết

Ưu điểm của nó chính là các chứng từ sẽ được ghi vào chứng từ ghi sổ và nhân viên kế toán sẽ linh động ghi chúng bằng cách lập bảng thống kê các chứng từ cùng loại trước nếu như chứng từ phát sinh quá nhiều.

Hơn nữa với cách này sẽ giúp người kế toán giảm được rất nhiều việc ghi chép sổ cái khi lấy số cộng để ghi chứng từ ghi sổ sau đó lấy số liệu cộng ở chứng từ ghi sổ ghi vào sổ cái. Theo cách làm này sổ cái sẽ tránh bị rối mắt gây nhầm lẫn. Ở chứng từ ghi sổ có những ưu điểm và hạn chế mà bạn có thể tham khảo thêm ở rất nhiều bài chia sẻ trước đó của chúng tôi. 

Cách ghi chứng từ ghi sổ

Hàng ngày hoặc định kỳ

Khi đã làm việc ở vị trí kế toán thì bạn cần xử lý rất nhiều việc và các tình huống kế toán phát sinh trong đó có việc ghi chép sổ kế toán. Ở công việc này, người nhân viên kế toán phải lập chứng từ ghi sổ dựa trên các chứng từ kế toán đã được cung cấp hoặc thông qua bảng tổng hợp chứng từ kế toán thuộc loại giống nhau với điều kiện những số liệu này đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ để ghi sổ.

Cuối tháng

Vào cuối tháng, nhân viên kế toán cần phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng đó được ghi trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để tính ra tổng số nợ phát sinh cũng như tổng số phát sinh có và số dư của mỗi tài khoản trên sổ cái. Sau đó nhiệm vụ của người nhân viên kế toán phải thực hiện nghiệp vụ kế toán là lập bảng cân đối tài khoản dựa trên sổ cái.

Sơ đồ mẫu chứng từ ghi sổ

Nhân viên kế toán sẽ lập báo cáo tài chính khi mà xác định chắc chắn số liệu ghi trên sổ cái với bảng tổng hợp chi tiết đã khớp nhau. Quá trình làm việc đều hướng tới mục đích đảm bảo tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ phải bằng tổng số phát sinh nợ và bằng tổng số phát sinh Có.

Bài viết trên đây đã phần nào giúp bạn hiểu rõ hơn về các thông tin xoay quanh hình thức chứng từ ghi sổ. Hy vọng rằng những thông tin này sẽ giúp ích cho bạn trong việc giải quyết các nghiệp vụ kế toán nhanh chóng, thuận tiện hơn.

Xem thêm: Khả năng truyền cảm hứng vô tận thông qua các bài thuyết trình trên TED Talks