Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu

Trong thời đại công nghệ hoá đơn điện tử là giải pháp tối ưu cho mọi doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tối ưu thời gian và lưu trữ hóa đơn an toàn. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu cần những giấy tờ gì? Điều kiện để doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử? Hãy cùng tìm câu trả lời trong bài viết này của Timviecketoan.com nhé!

• Phương pháp tính giá xuất kho là gì? Các cách tính giá xuất kho hàng hóa
• Mẫu biên bản bàn  giao tài sản là gì? Cách lập mẫu biên bản bàn giao tài sản

Điều kiện để doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Trước khi muốn  đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trước hết doanh nghiệp cần đảm bảo những điều kiện sau:

• Là tổ chức có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan thuế hoặc có sử dụng giao dịch điện tử trong các hoạt động ngân hàng.
• Tổ chức có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin và các thiết bị truyền tin nhằm đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.
• Đảm bảo đội ngũ nhân viên đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu đặt ra để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định phát luật.

• Doanh nghiệp có chữ ký điện tử đáp ứng đúng yêu cầu của quy định pháp luật.
• Có phần mềm bán hàng và dịch vụ được kết nối với phần mềm kế toán. Đảm bảo rằng dữ liệu có thể tự động chuyển vào phần mềm hoặc CSDL của kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
• Đảm bảo các quy trình sao lưu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ.
• Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi chẳng may hệ thống gặp sự cố.

►  Tham khảo: Thông tin tuyển dụng việc làm mới nhất hiện nay từ các doanh nghiệp hàng đầu

Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử gồm những gì?

Doanh nghiệp bạn đã đáp ứng đầy đủ các điều kiện đặt ra vậy cần chuẩn bị những gì để có thể tiến hành đăng ký? Bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm các yêu cầu sau:

• Văn bản quyết định sử dụng hoá đơn điện tử được quy định theo Mẫu số 1, phần Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32.
• Thông báo phát hành hoá đơn điện tử được quy định theo Mẫu số 2, phần Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32. Bạn cần có thêm một bản thông báo phát hành dưới dạng XML.
• Hóa đơn điện tử mẫu do nhà phân phối giải pháp hóa đơn điện tử cung cấp.
• Và chữ ký số là điều bạn không thể thiếu khi đăng ký thủ tục này.

Bộ hồ sơ sau khi hoàn tất sẽ được gửi lên cơ quan Thuế quản lý. Bạn có thể tiến hành nộp hồ sơ trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan Thuế.

► Xem ngay: Các vị trí tuyển nhân viên kế toán với mức lương hấp dẫn

Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Cách nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản giấy

Bước 1: Lập mẫu hóa đơn điện tử

Để lập hóa đơn mẫu nhanh chóng bạn có thể sử dụng các phần mềm hóa đơn điện tử nhanh chóng để khởi tạo mẫu hóa đơn.

Bước 2: Lập quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp lập quyết định sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu số 1 phụ lục thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính.

Bước 3: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp tiến hành lập mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử sẽ theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC  của Bộ Tài Chính. Sau đó tiến hành in ra giấy, ký và đóng dấu của doanh nghiệp.

Bước 4: Nộp hồ sơ đăng ký

Sau khi hoàn thành các bước trên doanh nghiệp sẽ lấy bộ hồ sơ hoàn chỉnh được in ra thành văn bản giấy để nộp cho cơ quan quản lý Thuế trực tiếp.

► Khám phá trang web tuyển dụng uy tín hàng đầu giúp doanh nghiệp tìm ứng viên hiệu quả

Cách nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản điện tử

Bước 1: Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Trước tiên, doanh nghiệp phải ra quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan Thuế.

Bước 2: Thiết kế mẫu hóa đơn điện tử áp dụng cho doanh nghiệp

Bạn có thiết kế mẫu hóa đơn cho doanh nghiệp thông qua các phần mềm hóa đơn điện tử

Bước 3: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Sau khi lựa chọn xong mẫu hóa đơn, doanh nghiệp cung cấp HDĐT sẽ gửi cho bạn hóa đơn mẫu. Bước tiếp theo bạn sẽ tiến hành lập thông báo phát hành hóa đơn gửi kèm đính kèm phụ lục với hóa đơn mẫu và Quyết định áp dụng HDĐT. Các bước thực hiện như sau:

Chọn “Kỳ tính thuế”

Tiếp theo bạn điền thông tin hóa đơn trên thông báo phát hành hóa đơn. Một số thông tin bạn phải điền như:

• Mã loại hóa đơn: Bạn chọn trong combobox, mã loại hóa đơn bao gồm : 01GTKT,06HDXK…;
• Tên loại hóa đơn: Tên loại hóa đơn tương ứng với mã hóa đơn.
• Mẫu số: Ghi mẫu số tương ứng với mã loại hóa đơn.
• Ký hiệu: Ghi lại mã ký hiệu của hóa đơn
• Số lượng
• Từ số: Số hóa đơn đầu tiên của lần thông báo phát hành này
• Đến số: Số hóa đơn cuối cùng của lần thông báo phát hành này
• Ngày bắt đầu sử dụng: Ngày bắt đầu sử dụng phải sau ngày thông báo phát hành ít nhất 2 ngày
• Tên doanh nghiệp : Tên doanh nghiệp cung cấp HDĐT
• MST: Mã số thuế của doanh nghiệp cung cấp HDĐT

Bước 4: Nộp thông bán phát hành hóa đơn và hồ sơ liên quan lên mạng

Trên đây là một số thông tin liên quan đến việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu mà có thể các kế toán viên quan tâm. Hi vọng thông tin được cung cấp trong bài có thể hỗ trợ cho công việc của bạn.

► Tham khảo: tìm việc nhanh tpHCM, hàng ngàn cơ hội việc làm hấp dẫn đang chờ bạn