Công việc của kế toán viên và những sai lầm cần tránh

Kế toán viên là người quản lý tài chính của một tổ chức, doanh nghiệp. Do đó công việc của kế toán viên có vai trò vô cùng quan trọng.

• Phương pháp tự học kế toán tại nhà không thua gì lớp học chuyên nghiệp
• CV xin việc kế toán: Cách viết nào hiệu quả và ấn tượng nhất?

Vậy công việc của một kế toán viên là gì? Những sai lầm nào cần phải tránh khi hành nghề bắt buộc kế toán nào cũng phải nhớ?

Danh sách công việc của kế toán viên (KTV)

Công việc của một kế toán viên rất đa dạng, tùy vào hoạt động của mỗi doanh nghiệp và tổ chức. Nhưng nhìn chung đều liên quan đến danh sách công việc sau đây:

Nhìn chung, nghiệp vụ kế toán chủ yếu liên quan đến các giấy tờ thu chi, thuế, báo cáo… Thoạt đầu công việc sẽ khiến những kế toán mới vào nghề choáng ngợp nhưng sau thời gian làm quen, tích lũy kinh nghiệm, các thao tác sẽ được thực hiện nhanh hơn rất nhiều.

Những sai lầm cần tránh trong công việc của KTV

Công việc của kế toán viên rất nhiều và liên quan nhiều sổ sách chính vì vậy đòi hỏi cần phải có sự tập trung, cẩn thận để không làm sai sót. Điều cần có trước hết của một kế toán viên thì đòi hỏi phải có niềm đam mê với công việc, luôn học hỏi vì kế toán luôn hay có sự thay đổi theo thời gian.

Về chứng từ

Làm sai phiếu thu, chi

• Đây là việc làm cấm kị của một KTV vì có thể gây ra sai lầm nghiêm trọng. Để đảm bảo không sai sót, KTV nên kiểm tra lại thật kĩ phiếu thu, chi đã đúng theo quy định hay chưa.
• Cụ thể, KTV phải hiểu và ghi chép đúng mẫu giấy tờ. Không được ghi thiết bất cứ khoản mục nào hay quên xin chữ ký của những người liên quan.
• Với các khoản chi từ một trăm nghìn đồng trở lên, bắt buộc phải có hóa đơn. Làm rõ các khoản chi theo từng mục, phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh hay khen thưởng, chăm lo đời sống nhân viên.
• Với các khoản không có hóa đơn tài chính, KTV phải giữ các giấy tờ chứng thực đã giao dịch kèm chữ ký của người nhận.
• Lưu ý tiếp theo là thời gian trên các chứng từ gốc. Các mốc thời gian này phải đúng trình tự logic, bước nào hoàn thiện trước, bước nào hoàn thiện sau.
• Một số nguyên tắc bất di bất dịch mà KTV phải lưu tâm về giấy tờ của mình là: ngày trên hóa đơn trước ngày viết tờ trình, ngày đề nghị thanh toán sau hóa đơn…
• KTV cũng không thể nghiệm thu khi phát hiện ngày tháng trên các giấy tờ liên quan không đúng tuần tự. Hồ sơ thanh toán cũng trở nên vô nghĩa nếu thiếu giấy tờ.

Nguồn chi cho nhân viên

Kế toán viên không bao giờ được quên việc lấy chữ ký của nhân viên sau khi nhận lương thông qua phiếu lương. Ngoài ra, một số khoản chi cho nhân viên cũng cần KTV đặc biệt lưu tâm như: công tác phí, hỗ trợ ăn trưa/ăn tối, làm thêm… Tất cả những hoạt động này của nhân viên phải được thể hiện qua những giấy tờ liên quan và hợp lệ.

Thanh toán công nợ

• Đơn vị thực hiện chi trả tiền hàng cho bên thứ 3 không phải là đại diện theo pháp luật của người cung cấp hàng hóa cũng như không có giấy ủy quyền của người cung cấp hàng hóa và dịch vụ.
• Chi tiếp khách không ghi rõ tiếp khách nào.

Nguồn chi đầu tư sản xuất

Hay nói chính xác là kinh phí thu mua nguyên liệu, vật liệu. Với khoản chi này, KTV phải lưu lại toàn bộ thông tin của người bán và bản sao của các giấy tờ có chức năng xác nhận thân phận như chứng minh thư, thẻ căn cước…

Với khoản chi cho xăng dầu, KTV chỉ cần dựa theo đúng số liệu ghi trên hóa đơn.

Khoản chi dịch vụ mua ngoài

Chi bằng tiền mặt

• Nguồn chi này chủ yếu cho các trường hợp: quà tết, quà sinh nhật, hội nghị, họp báo…
• Để nguồn chi được trở nên minh bạch, KTV nhất định phải làm danh sách đính kèm liệt kê những đối tượng được nhận chi phí bằng tiền mặt.
• Thông thường những đối tượng trong danh sách này là cán bộ nhân viên, khách mời hội thảo, CTV…
• Ngoài ra công việc của KTV còn liên quan trực tiếp tới việc làm hợp đồng và ký kết hợp đồng. Những hợp đồng này phải tuân thủ theo luật pháp, trình bày trật tự, logic, chặt chẽ.
• Khi kiểm tra thấy hợp đồng chuẩn bị hết hiệu lực, KTV phải nhanh chóng đề xuất việc tái ký hay thanh lý hợp đồng.
• Với những đối tượng vi phạm các điều khoản của hợp đồng, KTV cũng phải kịp thời nắm bắt để đề xuất lên cấp trên, tìm hướng xử lý.

Về hạch toán

Đây là một trong những công việc quan trọng của một KTV. Trong quá trình làm việc, KT cần lưu ý phải hạch toán ND đúng với TK đối ứng, phiếu thu phải được lập phù hợp với thời điểm thu tiền.

Đảm bảo nguồn tiền mặt về quỹ đúng thời gian quy định. Luôn luôn kiểm tra tiến độ để nắm được số dư âm giữa sổ kế toán và tiền mặt thực tế. Nếu trì trệ, công tác kiểm tra sẽ trở nên khó khăn.

Lưu trữ giấy tờ

• Giấy tờ rất quan trọng nên việc bảo quản chúng cũng cần phải tỉ mỉ và cẩn trọng không kém.
• Thực tế cho thấy có những khoản chi gồm rất nhiều giấy tờ, chứng từ đi kèm nên KTV phải thu thập và bảo quản chu đáo.
• Ngoài ra, KTV cũng nên phân loại giấy tờ theo từng khoản chi, từng quý, từng năm… để dễ tìm kiếm, tránh thất lạc.

Những biện pháp nâng cao nghiệp vụ của KTV

Để tránh những sai sót không đáng có trong công việc, nâng cao nghiệp vụ là điều cần thiết của mỗi KTV. Kỹ năng nghề nghiệp của họ có thể được nâng cao trong quá trình làm việc và cũng có thể thông qua việc học hỏi không ngừng.

Trước hết, kế toán không nên ngại khó, ngại khổ trước công việc. Đây không chỉ là thách thức mà còn là cơ hội giúp KTV tăng khả năng ứng biến. Tình huống càng khó, càng phức tạp, KTV sẽ càng học thêm nhiều điều mới mẻ.

Ngoài ra, các kế toán mới vào nghề có thể tới các trung tâm nghiệp vụ để trau dồi kiến thức, kĩ năng. Tại đây, trung tâm sẽ đưa ra các tình huống giả định buộc KTV phải xử lý. Thông qua đó, họ có thể biết được phương pháp của mình đã hoàn thiện hay chưa và học hỏi được các phương pháp khác từ nhau.

Trên đây là tổng hợp công việc của kế toán viên và những sai lầm cần tránh trong công việc. Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho bạn trong việc định hướng nghề nghiệp.

>> Xem thêm: Những tiêu chí đánh giá một Influencer, giúp bạn hiểu hơn về tầm ảnh hưởng của họ