Bật mí kinh nghiệm trở thành kế toán kho giỏi không phải ai cũng biết

Mỗi ngành nghề đều sẽ có đặc thù riêng và kế toán kho những vậy. Nếu bạn đang nung nấu trở thành một kế toán kho giỏi, nhất định đừng bỏ qua bài viết này!

• Tìm việc kế toán ở Hà Nội dễ dàng, tốt nhất
• Kinh nghiệm khi đi phỏng vấn cho người tìm việc kế toán

Kế toán kho là gì?

Kế toán kho cũng giống như kế toán (KT) doanh thu, KT tiền lương, KT thanh toán… là một trong những vị trí KT viên từng phần hành, chịu sự giám sát của KT trưởng. KT kho làm việc tại kho chứa hàng hóa, nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp.

Vị trí này chịu trách nhiệm chính trong việc lập hóa đơn chứng từ và theo dõi chi tiết hàng hóa trong kho. Bao gồm cả tình hình hàng nhập – xuất – tồn cũng như đối chiếu các hóa đơn, chứng từ sổ sách với số liệu thực tế do thủ kho trình lên, giúp hạn chế tối đa những rủi ro, thất thoát cho doanh nghiệp.

Kế toán kho làm những gì?

Để trả lời chi tiết câu hỏi này, trước hết phải xác định được loại hình doanh nghiệp bởi mỗi một loại hình doanh nghiệp khác nhau, nhiệm vụ của Kế toán này cũng khác nhau. Tuy nhiên nhìn chung, công việc của KT kho bao gồm:

Kiểm soát/ kiểm kê hàng hóa trong kho

Đây là công việc phải tiến hành thường xuyên, liên tục và yêu cầu nhân viên kế toán kho phải phối hợp với nhiều bộ phận khác.

Hàng hóa trong kho cần được liệt kê một cách chính xác về số lượng xuất – dư – tồn mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng … Làm như vậy sẽ tránh được tình trạng thất thoát, rủi ro cho công ty, doanh nghiệp.

Công việc này kết hợp với thủ kho giao nhận hàng hóa, trình giấy tờ liên quan lên kế toán trưởng và sẵn sàng xử lý tình huống bất ngờ.

Kiểm soát và lập các chứng từ xuất – nhập có liên quan

Nhân viên kế toán kho là người chịu trách nhiệm chính trong việc kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ, giấy tờ xuất – nhập.

Đây là việc làm cần thiết để phát hiện các nguyên vật liệu, hàng hóa thiếu hụt hay không đảm bảo chất lượng.

Việc làm này cũng cần được thực hiện hàng ngày, hàng tuần, tránh để tồn đọng quá lâu.

Hạch toán kế toán và kê khai thuế theo quy định

Với nhiệm vụ này, các kế toán viên cần phải đặc biệt lưu tâm.

Ngoài việc hạch toán và kê khai thuế chính xác, kế toán còn phải thường xuyên cập nhật, bổ sung kiến thức về thuế để tránh sai sót.

Ngoài ra, tùy vào quy mô của doanh nghiệp, kế toán này sẽ có thêm các công việc khác.

>> Xem thêm: Các thông tin về hướng nghiệp kế toán liên tục được cập nhật

Những sai lầm thường gặp của kế toán kho

Nghề kế toán đòi hỏi phải có sự cẩn thận và tập trung cao độ, nếu không sẽ dễ dàng mắc lỗi gây hậu quả nghiêm trọng. Dưới đây là một số lỗi phổ biến của công việc này được tổng hợp lại:

• Ghi nhận hàng tồn kho không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ: phiếu nhập kho, biên bản giao nhận hàng, biên bản đánh giá chất lượng hàng tồn kho.
• Xác định sai giá gốc hàng tồn kho.
• Không có sự liên kết, đối chiếu thường xuyên giữa thủ kho và kế toán và làm cho chênh lệch kiểm kê thực tế và kiểm kê trên sổ sách.

• Chưa xây dựng quy chế quản lý vật tư, hàng hóa, định mức tiêu hao vật tư hoặc định mức không phù hợp.
• Không lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn định kỳ hàng tháng, hàng quý.
•  Số liệu xuất kho không đúng với số liệu thực xuất. xuất nhập kho nhưng không thực xuất, thực nhập mà ghi số liệu khống.
• KT kho nhiều khi hạch toán sai: HTK nhập xuất thẳng không qua kho vẫn đưa vào TK 152, 153.
• Không hạch toán hàng gửi bán, chi phí vận chuyển, bốc xếp vào hàng gửi bán, giao hàng gửi bán nhưng không kí hợp đồng, chỉ viết phiếu xuất kho thông thường.
• Không quản lý chặt chẽ khâu mua hàng, bộ phận mua hàng khai khống giá mua khiến cho giá mua cao hơn giá thị trường. Như thế hàng hóa sẽ ứ đọng, tồn kho lâu nhưng không có biện pháp xử lý.

Kinh nghiệm trở thành kế toán kho giỏi

• Liệt kê chi tiết hàng hóa đến mức có thể, càng chi tiết càng tốt.
• Tự kiểm soát lẫn nhau trong hệ thống nội bộ. Cụ thể hàng nhập và hàng bán sẽ được sự theo dõi độc lập của kế toán, thủ kho, bán hàng và kinh doanh…
• Thường xuyên lên kế hoạch kiểm kê và kiểm kê bất chợt.
• Sắp xếp hàng hóa một cách khoa học để kiểm kê nhanh và chính xác.

• Không chỉ nắm rõ chủng loại, mã số hàng hóa mà KT còn nên hướng dẫn người khác những thông tin cơ bản.
• Càng nhiều người hiểu về quy chế vận hành kho, công việc của bạn sẽ càng nhẹ nhàng, đỡ tốn thời gian và rắc tối.

Lưu ý

• Đầu tiên là lượng tồn kho. Số liệu này càng thấp sẽ càng mang lại lợi ích cho chính KT kho.
• Thứ hai là ưu tiên nhập những lô hàng có kích thước nhỏ để tiết kiệm không gian và chi phí lưu hàng tồn đọng.

• Nơi lưu trữ hàng tồn của bạn phải đảm bảo đủ lớn để chứa đủ hàng hóa khi cần thiết.
• Nếu bạn lần đầu tiên làm chủ doanh nghiệp, bạn sẽ không có doanh số của những năm trước để theo dõi.
• Tránh tồn quá nhiều hàng hóa đối với những sản phẩm theo mùa cũng là 1 kinh nghiệm cho các chủ doanh nghiệp.
• Đối với những doanh nghiệp chuyên bán những món hàng không tính đến yếu tố thời gian như máy móc, thiết bị văn phòng, các sản phẩm thiết yếu thì tương đối dễ chịu hơn trong việc quản lý hàng tồn kho.
• Tình trạng dư thừa hàng tồn kho, một hành động mà bạn hay nghĩ tới ban đầu là giảm giá và thanh lý chúng. Đương nhiên trong bảng báo cáo tài chính, bạn phải ghi nguyên giá tài sản.

Trên đây là những định nghĩa cơ bản về nghề kế toán kho và những kinh nghiệm được nhiều người đúc kết được trong quá trình làm việc. Hy vọng chúng sẽ giúp ích cho bạn trên con đường trở thành một kế toán viên giỏi và đạt được nhiều thành tựu trong tương lai gần.

>> Xem thêm: Các bộ phận liên quan tới vấn đề chấm công làm thêm giờ