Kế toán nhập liệu và những công việc phải làm cho người mới vào nghề

Kế toán nhập liệu là công việc đòi người người làm việc phải có kỹ năng chuyên môn để không xảy ra sai sót trong quá trình nhập dữ liệu.

• Kế toán doanh thu bán hàng và những lưu ý quan trọng cần ghi nhớ
• Bật mí kinh nghiệm trở thành kế toán kho giỏi không phải ai cũng biết

Ngành kế toán nói chung là hoạt động không thể thiếu để các doanh nghiệp nắm bắt được hoạt động kinh doanh và điều phối kinh doanh của doanh nghiệp mình. Kế toán là việc thu thập, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị hiện vật và thời gian lao động.

Khi bước vào nghề, các kế toán viên đều phải hiểu rõ vai trò và nhiệm vụ của kế toán đối với doanh nghiệp. Khi đã hiểu rõ được điều đó cùng với danh sách các công việc của kế toán sẽ giúp các kế toán có một khởi đầu suôn sẻ.

Khái niệm

Nhân viên kế toán nhập liệu (Data Entry) có thể hiểu đơn giản là người làm các công việc nhập dữ liệu lên hệ thống của doanh nghiệp. Đó đều là những người đã được đào tạo để chuyên môn nhập (văn bản và các con số), đối chiếu, sắp xếp, quản lý và lưu trữ các dữ liệu cho website của doanh nghiệp.

Nhiều người mới nghe đến vị trí này thường cho rằng đây là công việc đơn giản chỉ cần đánh máy, gõ văn bản hay nhập các con số lên hệ thống. Tuy nhiên, chỉ có người trong nghề mới biết ngành này có những yêu cầu khắt khe đến đâu.

>> Xem thêm: Tuyển dụng kế toán tại Hà Nội phù hợp với các bạn trẻ khối chuyên ngành

Những công việc của nghề kế toán nhập liệu

Công việc của vị trí này vô cùng phức tạp, đòi hỏi sự chính xác, tập trung cao độ và cả kỹ năng chuyên môn cao của nhân viên nhập liệu. Do đó, công việc này yêu cầu có sự kết hợp của nhiều nhân viên.

Để đảm bảo dữ liệu khi người dùng tiếp cận là các thông tin chính xác, một dữ liệu hoàn chỉnh cần được 3 người thực hiện:

Người thứ nhất

• Tìm kiếm và phân loại các thông tin cần nhập, sau đó tải về và cài đặt lên hệ thông trước khí nhập dữ liệu. Trước khi tải về cần phân tích và lựa chọn kỹ càng tránh sai sót.
• Phân tích và nhập các trường dữ liệu, số liệu tương ứng.

Người thứ 2

• Nhận dữ liệu có sẵn rồi nhập số liệu độc lập khác với các dữ liệu đầu tiên. Công đoạn này cũng đóng góp như một biên tập viên rà soát lại lỗi mà người đầu tiên mắc phải để chỉnh sửa.
• Kiểm tra lại cấu trúc child-parent đã phân cấp để chuyển giao lại cho người hoàn thành cuối cùng.

Người thứ 3

So sánh các sai số được đổi màu sẵn từ quá trình làm trước đây để so sánh đối chiếu và sửa lại cho đúng nhất. Đây là công đoạn khó và mất nhiều thời gian nhất, vậy nên đây cũng là bước vô cùng quan trọng trước khi đưa dữ liệu vào hệ thống.

Lợi ích và hạn chế 

Lợi ích

Cơ hội việc làm của vị trí này luôn có ở tất cả các lĩnh vực vì hầu như lĩnh vực nào bây giờ (từ giáo dục y tế, kinh doanh, buôn bán…) đều phải lưu trữ thông tin. Điều đó khiến nghề này chẳng bao giờ lo thất nghiệp.

Hạn chế

• Công việc áp lực và cần độ chính xác gần như là tuyệt đối nên người làm phải có sự tỉ mẩn và cẩn thận trong khi làm việc, công việc này không thể giao cho người cẩu thả làm vì không thể đảm nhận được nó.
• Cần phải thành thạo word, Excel và sử dụng chúng thuần thục, đây là điều kiện cần để trở thành một nhân viên kế toán nhập liệu.
• Tuyệt đối không thể để ra sai sót vì “sai một lý đi một dặm” rất khó để sửa chữa, ngoài ra cần phải có một trí nhớ thật tốt mới có thể nhớ hết những yêu cầu và thông tin chính xác về khách hàng.

Tiêu chuẩn để trở thành nhân viên kế toán nhập liệu

• Tốt nghiệp Trung cấp , Cao đẳng , Đại học chuyên ngành kế toán
• Nắm vững và am hiểu quy định pháp luật về Thuế, nguyên tắc – chuẩn mực tài chính kế toán
• Nắm vững nghiệp vụ hạch toán kế toán
• Có kiến thức về tài chính doanh nghiệp.
• Có kỹ năng làm việc tốt xử lý công việc nhanh gọn
• Cẩn thận, tác phong làm việc chuyên nghiệp
• Kỹ năng giao tiếp tốt để quan hệ tốt với Thuế và Giám đốc các Doanh nghiệp

Tìm việc ở đâu?

Thông qua bạn bè, gia đình và đồng nghiệp cũ

Thông qua bạn bè, gia đình và đồng nghiệp bạn có thể tìm được công việc này tại cơ quan của họ. Mối dẫn việc làm này vô cùng đáng tin tưởng và sẽ tạo cho bạn tâm lý thoải mái, và bớt áp lực khi đến nhận việc.

Tìm kiếm trên internet

Thông qua Internet và mạng xã hội, bạn cũng có thể tìm được công việc nhập liệu này. Bạn có thể tìm kiếm chúng trên các trang thông tin việc làm, fanpage giới thiệu việc làm uy tín. Ngoài ra, bạn cũng có thể tìm việc trực tiếp tại các website của các công ty đang tuyển dụng vị trí này.

Các trung tâm tuyển dụng uy tín, chất lượng

Nếu bạn là một “người mới” và không có kinh nghiệm “chiến đấu” cũng như không có mối quan hệ tốt, thì trung tâm việc làm sẽ không phải là một ý tưởng tồi để bạn tìm được việc làm thích hợp nhất cho minh. Chia sẻ mong muốn của bạn cũng như cung cấp thông tin cá nhân cần thiết là những gì bạn nên làm để làm cho quá trình tìm kiếm việc diễn ra dễ dàng hơn.

Báo chí

Báo chí vừa là phương tiện truyền tải thông tin cho tất cả mọi người nhưng cũng là một trong những kênh săn tìm việc làm hữu hiệu. Đọc báo và theo dõi các mục việc làm, tuyển dụng hay rao vặt, biết đâu cơ hội có thể đến với bạn nhanh chóng.

Với cách tìm việc thông qua báo chí, bạn có thể tìm kiếm tại các chuyên mục hướng nghiệp việc làm được đăng tải và cập nhật hàng ngày. Chắc chắn đây là những công việc thực sự uy tín và đã được kiểm duyệt trước khi đăng tải. Chính vì thế mà bạn không lo gặp trường hợp lừa đảo hay lợi dung môi giới chiếm đoạt tiền.

>> Tìm hiểu: CV kế toán bằng tiếng anh giúp bạn dễ dàng tạo ấn tượng tốt trong mắt nhà tuyển dụng