Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử và đôi điều cần nhớ kỹ

Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là gì? Cần lưu ý những thông tin gì về loại hóa đơn này? Thử cùng tìm hiểu bạn nhé!

• Hóa đơn hợp lệ: Khái niệm và những thông tin liên quan
• Hóa đơn trực tiếp là gì? Những lưu ý về hóa đơn trực tiếp cho doanh nghiệp

Hóa đơn chuyển đổi là gì?

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hình thức hóa đơn (HĐ) đã quá phổ biến trong giới doanh nghiệp. Nó có nhiều ưu điểm hơn hóa đơn giấy truyền thống nên được sử dụng ngày càng rộng rãi. Tuy nhiên, không phải lúc nào người ta cũng có thể sử dụng hóa đơn điện tử mà phải chuyển đổi hóa đơn điện tử sang phiên bản hóa đơn giấy. Đó chính là loại hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử mà người ta vẫn hay gọi.

Hóa đơn chuyển đổi hóa đơn điện tử liệu có hợp pháp?

Câu trả lời ở đây là “Có”. Trong những trường hợp cần thiết, các doanh nghiệp được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử thành phiên bản hóa đơn giấy. Tuy nhiên họ phải bảo đảm được rằng nội dung của phiên bản điện tử và phiên bản giấy không có sự chênh lệch hay khác biệt. Điều này đã được quy định rõ ràng trong luật nên các doanh nghiệp phải tuyệt đối tuân thủ.

Và bạn cũng cần nhớ rằng không phải hóa đơn chuyển đổi nào cũng có thể sử dụng để giao dịch. Đối với trường hợp chuyển đổi HĐĐT sang phiên bản hóa đơn giấy với mục đích lưu trữ, theo dõi theo yêu cầu của pháp luật thì HĐ đó không có giá trị thanh toán và giao dịch. Nó sẽ chỉ có giá trị khi và chỉ khi hóa đơn được in từ máy tính tiền và dữ liệu được chuyển thẳng tới cơ quan Thuế.

>> Đừng bỏ lỡ: Hàng ngàn cơ hội tìm việc kế toán tại Hà Nội mới nhất mà ứng viên nên biết

Nguyên tắc chuyển đổi HĐĐT sang HĐ giấy

Theo như thông tư 32/2011/TT-BTC, doanh nghiệp muốn chuyển đổi HĐĐT thành hóa đơn giấy sẽ phải tuân thủ 3 nguyên tắc nghiệp vụ kế toán sau đây:

• Đơn vị bán hàng được phép chuyển đổi HĐ ĐT thành hóa đơn giấy khi cần chứng minh nguồn xuất xứ của hàng hóa và việc chuyển đổi này chỉ được phép diễn ra 1 lần.
• Loại hóa đơn chuyển đổi để chứng minh nguồn này phải đáp ứng được các quy định tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC (bạn có thể tra thông tin cụ thể trên Internet nếu cần) và bắt buộc phải có con dấu của người bán cùng chữ ký người đại diện của người bán theo đúng quy định của pháp luật.
• Đơn vị bán hàng cũng như mua hàng đều được phép chuyển đổi HĐ ĐT thành hóa đơn giấy với mục địch lưu trữ chứng từ theo như pháp luật đã quy định.

Mẫu hóa đơn chuyển đổi hóa đơn điện tử

Dưới đây là mẫu hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT để bạn có thể tham khảo:

>> Để biết thêm những thông tin hữu ích về thuế và nghề kế toán hiện nay, hãy tìm hiểu ngay tại: https://timviecketoan.com

Phân biệt HĐ giấy và HĐ chuyển đổi từ HĐĐT

Tuy đều là hóa đơn được in ra giấy nhưng hóa đơn nguyên bản và hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT lại có những sự khác biệt khá rõ ràng. Hãy đọc và nhớ kỹ để không nhầm lẫn giữa chúng nhé!

• Hình thức: Hóa đơn giấy thông thường thì luôn được viết tay và ghi đầy đủ nội dung cần thiết. Còn với HĐ chuyển đổi từ HĐĐT thì nó sẽ có dòng chữ ghi rất rõ ràng rằng “Hóa đơn chuyển đổi hóa đơn điện tử” hoặc 1 câu có ý nghĩa tương tự. Nó cũng ghi rõ thông tin của người chuyển đổi HĐ bao gồm chữ ký và họ tên người đó.
• Số liên: Số liên của hóa đơn giấy thường là từ 2 đến 0 nhưng HĐĐT thì không có liên nên theo đúng quy định của Nhà nước thì thông số ở phần số liên của nó sẽ là E và khi chuyển sang phiên bản giấy thì điều này cũng vẫn giữ y nguyên.
• Ký hiệu: Ký hiệu (số seri) của hóa đơn điện tử là E, vì vậy phiên bản HĐ giấy của nó cũng có ký hiệu tương tự. Còn hóa đơn giấy thông thường sẽ có ký hiệu là P (nếu là HĐ đặt in) và T (nếu là HĐ tự in).
• Chữ ký: Với HĐ giấy bình thường, phần chữ ký sẽ là họ tên ký bằng tay của người đại diện còn với hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT thì sẽ có ký hiệu riêng để xác nhận rằng nó là phiên bản HĐ giấy của HĐĐT. Nó còn có cả họ tên và chữ ký của người chịu trách nhiệm chuyển đổi hóa đơn.

>> Xem thêm: Tìm hiểu về hạng phòng Deluxe Double thích hợp cho các gia đình, nhóm bạn khi đi du lịch