Giấy báo nợ là gì? Có bắt buộc phải có giấy báo nợ trong nghiệp vụ kế toán?

Trong hoạt động nghiệp vụ kế toán công nợ. Giấy báo nợ là một chứng từ thường xuyên có để làm căn cứ thu hồi nợ. Vậy giấy báo nợ là gì? Trong hoạt động kế toán công nợ có nhất thiết phải có giấy báo nợ?

• Công nợ tiếng anh là gì? Các khái niệm liên quan tới công nợ
• Bút toán là gì? Các loại bút toán mà dân kế toán cần ghi nhớ

Giấy báo nợ là gì?

Giấy báo nợ tiếng Anh được gọi là Debit Note. Đây là một dạng chứng từ kế toán được nhà cung cấp dùng để thông báo cho người mua về các thời hạn thực hiện nghĩa vụ trả nợ. Hoặc giấy báo nợ cũng sẽ được lập khi người mua muốn trả lại hàng hóa đã vay trước đó.

Định nghĩa giấy báo nợ

Hiện nay, giấy báo nợ thường cung cấp các thông tin về số tiền liên quan đến đơn hàng thanh toán sắp tới. Ngoài ra, nó cũng có thể đóng vai trò làm lời nhắc nhỏ cho các khoản công nợ sắp đáo hạn của bên mua. Và với những mặt hàng được bên mua trả lại, bên mua cũng cần phải thực hiện các hoạt động tổng hợp số tiền đã giải ngân để mua hàng hóa. Cùng với đó là giải thích được lý do trả lại hàng hóa của bên mua.

► Đừng bỏ qua: Các thông tin tìm việc kế toán hấp dẫn với đầy đủ thông tin giúp bạn tự tin làm việc

Nên hiểu về giấy báo nợ như thế nào?

Trong hoạt động nghiệp vụ kế toán, giấy báo nợ thường được sử dụng trong các giao dịch giữa hai doanh nghiệp với nhau. Các giao dịch này có thể liên quan tới một số vấn đề về gia hạn thời gian trả tiền các lô hàng trước khi hai bên quyết định thanh toán các khoản chi phí với nhau. Với giấy báo nợ này, kể cả hàng hóa từ bên bán đã chuyển tới tận kho của bên mua. Nhưng lúc này bên bán vẫn sẽ chưa nhận được đủ tiền chỉ khi hóa đơn bán hàng được phát hành. Và trong khi hóa đơn bán hàng chưa được phát hành và gửi đến các bên liên quan, giấy báo nợ sẽ được gửi đến hệ thống kế toán để có thể theo dõi tình hình thanh toán của bên mua cho bên bán.

Những hình thức khác nhau của giấy báo nợ là gì?

Giấy báo nợ hiện cũng được thể hiện với nhiều hình thức khác nhau để có thể tạo sự chuyên nghiệp trong hoạt động thu hồi công nợ. Tuy nhiên, các hình thức phổ biến nhất của giấy báo nợ hiện nay gồm:

• Dạng biên lai vận chuyển với hàng hóa nhận được bởi bên mua: Lúc này, có thể số tiền mà bên mua cần phải trả cho bên bán hiện chưa được thanh toán đầy đủ trước khi có hóa đơn bán hàng chính thức. Tuy nhiên trong quá trình kiểm định chất lượng sản phẩm, nếu như bên mua thấy có những vấn đề khác nhau về chất lượng thì hoàn toàn có thể trả lại hàng hóa cùng biên lai vận chuyển cho bên bán mà không cần phải thanh toán trước.
• Dạng bưu thiếp: Giấy báo nợ dưới hình thức này thường được bên bán sử dụng nhằm mục đích nhắc nhỏ khoản nợ mà bên mua cần phải trả. Những giấy báo nợ được thể hiện dưới dạng bưu thiếp thường rất hữu ích trong việc bên bán cần phải kiểm tra lại các hóa đơn, chứng từ gốc đã được phát hành. Hình thức này cũng giúp việc thu hồi công nợ trở nên nhẹ nhàng hơn thông qua việc cung cấp các thông tin khác nhau về giải quyết công nợ của doanh nghiệp.

► Tham khảo ngay tin tuyển dụng Hà Nội mới nhất, công ty uy tín

Giấy báo nợ có bắt buộc phải có khi thu hồi công nợ hay không?

Tùy vào từng tính chất hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, tính chất của đơn hàng mà các công ty có quyền lựa chọn việc gửi giấy báo nợ hay không tới cho khách hàng. Thông thường, bên bán có thể coi giấy báo nợ như một bước nhỏ trong quy trình kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp không bắt buộc phải sử dụng đến giấy báo nợ. Tuy nhiên, với một số trường hợp lưu trữ nội bộ, bên mua có thể yêu cầu bên bán cung cấp thêm các chứng từ kế toán có thông tin báo nợ khác nhau.

Giấy báo nợ có bắt buộc phải có khi thu hồi công nợ

Trên đây là một số kiến thức cơ bản về giấy báo nợ là gì. Hy vọng, bài viết đã giúp bạn có thêm kinh nghiệm về nghiệp vụ kế toán công nợ cho riêng mình trong hành trình tìm việc kế toán.