(HOT) Hướng dẫn cách quản lý công nợ trong các doanh nghiệp hiệu quả

Quản lý công nợ và cách quản lý công nợ hiệu quả là vấn đề mà rất nhiều doanh nghiệp quan tâm. Là 1 kế toán viên, bạn có nhiệm vụ phải phân ưu với lãnh đạo.

• Hình thức kế toán và những điều bạn phải biết về nó
• Các nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp cơ bản mà ai cũng phải nắm được

Giới thiệu chung

Quản lý công nợ (QLCN) là một phần quan trọng, không thể thiếu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc kiểm soát công nợ luôn là một bài toán khó khăn đầy thách thức, rắc rối và phức tạp đối với mỗi doanh nghiệp.

Đây là một phần quan trọng trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

QLCN một cách hiệu quả sẽ góp phần thúc đẩy phát triển tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, giải quyết vấn đề về chiếm dụng vốn, thời gian và nguồn lực. Nếu không kiểm soát công nợ thì bao nhiêu lãi, bao nhiêu lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ mất đi. Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến sự phát triển bền vững của doanh nghiệp đó.

Vậy QLCN là gì? Bí quyết QLCN hiệu quả? Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ những thông tin hữu ích này tới bạn.

Quản lý công nợ là gì?

QLCN là quá trình ghi nhận, theo dõi các khoản tiền phải thu của khách hàng. Khi cung cấp sản phẩm, hàng hóa, nguyên vật liệu… cho các cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp khác mà chưa thu được tiền hay các khoản đầu tư tài chính.

Các khoản phải trả nhà cung cấp, cá nhân hoặc tổ chức khi doanh nghiệp, sử dụng các dịch vụ, thực hiện mua vật tư, thiết bị, công cụ dụng cụ… phục vụ trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Phân loại 

• Công nợ phải thu – Các khoản phải thu của khách hàng: Là khoản tiền mà doanh nghiệp chưa thu được tiền hoặc đã thu một phần của khách hàng khi cung cấp dịch vụ, sản phẩm, hàng hóa, nguyên vật liệu…hay các khoản đầu tư tài chính.
• Công nợ phải trả – Các khoản phải trả nhà cung cấp, người bán: Là khoản tiền mà doanh nghiệp phải trả cho nhà cung cấp, cá nhân hoặc tổ chức khi sử dụng dịch vụ, hàng hóa, nguyên vật liệu … mà chưa thanh toán tiền phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh.

>> Xem thêm: Một vài gợi ý giúp bạn lựa chọn ngành học để ra làm nhân viên văn phòng 

Cách quản lý công nợ hiệu quả

QLCN ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp, tác động rất lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó. Để đảm bảo ngân sách không bị thâm hụt quá lớn, hạn chế các khoản chiếm dụng vốn và thời gian, quản lý. Doanh nghiệp phải có phương pháp quản trị doanh nghiệp đúng đắn và chặt chẽ. Dưới đây là các bí quyết QLCN phải thu hiệu quả:

• Gửi hóa đơn, các chứng từ thanh toán liên quan đến khách hàng chính xác, nhanh chóng nhất

Nhân viên kế toán công nợ phải đảm bảo khách hàng nhận được hóa đơn chính xác các thông tin trên hóa đơn, chủ động liên lạc qua điện thoại, email bản scan hóa đơn, thông báo fax cho người có trách nhiệm về việc hóa đơn đã được gửi để xác nhận hóa đơn đã được đưa đến phòng kế toán của khách hàng đúng thời gian, chính xác và nhanh chóng nhất.

Theo dõi chặt chẽ đường đi hóa đơn khi tiến hàng xuất hóa đơn cho khách hàng để tránh sai sót, thất lạc, hoặc chậm trễ. Hiện nay, đa số các doanh nghiệp đã lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán có kết nối với phần mềm hóa đơn điện tử.

Theo đúng Nghị định số 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ ban hành để giải quyết tình trạng thất lạc hóa đơn, rách hỏng hay chậm thời gian để giảm bớt các bước. Quy trình phát hành hóa đơn giấy, rút ngắn thời gian thanh toán quản lý hóa đơn, tiết kiệm chi phí cho mỗi hóa đơn.

• Tạo hệ thống theo dõi

Xây dựng file theo dõi bằng excel hoặc theo dõi trên phầm mềm kế toán. Thường xuyên, liên tục cập nhập các nghiệp vụ kế toán phát sinh mới nhất liên quan đến công nợ trong hợp đồng, hóa đơn, phiếu nhập – xuất kho… Người theo dõi công nợ phải nắm rõ quy trình kế toán: luân chuyển chứng từ, kiểm soát chứng từ, quy trình thanh toán…

• Cung cấp nhiều tài khoản ngân hàng

Doanh nghiệp đăng ký với Sở Kế hoạch đầu tư mở thêm một số tài khoản ngân hàng để linh hoạt trong vấn đề thanh toán. Tiết kiệm chi phí chuyển tiền nội bộ, nhanh chóng trong ngày khi cùng hệ thống ngân hàng với khách hàng.

• Thường xuyên, liên tục kiểm tra lại khoản phải thu

Thường xuyên kiểm tra thời hạn các khoản nợ phải thu của khách hàng. Phân loại các loại nợ, phát hiện sớm các khoản nợ lâu, nợ quá hạn, nợ tồn đọng khó đòi báo cáo với cấp trên.

Muốn QLCN tốt thì phải thường xuyên kiểm tra lại khoản phải thu.

Khi đó kịp thời có phương án giải quyết, tránh tình trạng thất thoát tiền của doanh nghiệp trong thời gian dài dẫn đến tình trạng sử dụng nguồn tiền không hiệu quả.

• Nhắc nợ thường xuyên

Liên lạc với khách hàng qua điện thoại cố định có line riêng để giao dịch với khách hàng và ngược lại để hạn chế gián đoạn trong quá trình giao dịch do nghẽn mạng… Hạn chế gọi điện thoại nhắc đầu giờ làm việc hay cuối giờ làm việc. Khung giờ gọi điện hiệu quả buổi sáng từ 10 giờ – 11 giờ, buổi chiều từ 2 giờ – 4 giờ.

>> Xem thêm: Gọi tên một số mô hình kinh doanh được nhiều chị em phụ nữ lựa chọn

• Nhật ký thu nợ

Ghi chép nhật ký thu nợ hoặc cập nhật thông tin thu nợ cẩn thận và chi tiết trong file theo dõi thu nợ. Các cuộc gọi điện thoại hoặc email, fax đã được gửi đến khách hàng cùng với một bộ hồ sơ lưu trữ về các phản ứng của khách hàng để theo dõi đối với các khoản nợ quá hạn, nợ khó đòi…

Ghi chép nhật ký thu nợ hoặc cập nhật thông tin thu nợ cẩn thận và chi tiết là điều mọi kế toán viên nên làm.

Các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện thu nợ như thiếu hàng, thiếu chứng từ, sai hóa đơn chứng từ, khách hàng phản hồi về hàng lỗi, hàng trả lại … phải được nhân viên kế toán ghi chép cẩn thận, tỉ mỉ và phản ánh lại với cấp trên hoặc bộ phận liên quan để xử lý kịp thời.