Thời điểm xuất hóa đơn thích hợp và những điều cần chú ý

Thời điểm xuất hóa đơn thích hợp là khi nào? Đó là điều mà mọi nhân viên kế toán phải biết để thực hiện cho đúng. Cùng tìm hiểu về vấn đề này nhé!

• Các nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp cơ bản mà ai cũng phải nắm được
• Hình thức kế toán và những điều bạn phải biết về nó

Khái niệm xuất hóa đơn

Những người ngoài ngành hoặc những sinh viên kế toán mới ra trường vẫn thường thắc mắc về vấn đề xuất hóa đơn. Hiểu theo cách đơn giản nhất thì hành động xuất hóa đơn chính là việc ghi thông tin của khách hàng cũng như hàng hóa/dịch vụ bán ra cho khách và số thuế, số tiền lên hóa đơn.

Nếu xuất hóa đơn sai thời điểm sẽ ảnh hưởng tới nhiều khâu quan trọng khác

Trong quá khứ, việc xuất hóa đơn chỉ có thể thực hiện thủ công 100% còn ở hiện tại nhiều công ty, doanh nghiệp đã lựa chọn sử dụng công nghệ in kim để giảm thiểu sai sót trong quá trình xuất hóa đơn.

>> Xem thêm: Cách tạo CV online đơn giản, dễ áp dụng

Quy định về thời điểm xuất hóa đơn

Chuyện xuất hóa đơn nghe qua thì đơn giản nhưng nó không dễ làm như bạn nghĩ đâu. Không phải cứ khi nào khách thanh toán thì các tổ chức, doanh nghiệp mới xuất đơn để trả cho khách. Thời điểm lập hóa đơn đối với từng loại đối tượng đã được quy định rõ ràng như sau:

Hàng hoá

Với hoạt động bán hàng hóa thì thời điểm xuất hóa đơn thích hợp chính là khi chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng hàng cho người mua, không cần biết người bán hàng đã thu tiền hay chưa.

>> Mời các bạn tham khảo thêm những kiến thức về nghiệp vụ kế toán mới nhất hiện nay

Cung ứng dịch vụ

Khi cung ứng dịch vụ, thời điểm để bạn xuất hóa đơn chính là ngày bạn hoàn thành việc cung ứng dịch vụ cho khách hàng, không có sự khác biệt gì giữa việc thu được tiền hay chưa thu được. Còn nếu đơn vị cung cấp dịch vụ tiến hành thu tiền trước khi cung ứng hoặc trong quá trình cung ứng dịch vụ thì ngày thu tiền được tính là ngày xuất hóa đơn.

Cung cấp điện, nước, truyền hình, viễn thông

Đối với loại hình cung cấp dịch vụ thì việc xuất hóa đơn không đúng thời điểm chậm nhất là không quá 7 ngày kế tiếp tính từ ngày ghi chỉ số điện, nước hoặc kỳ hạn quy ước đối với dịch vụ truyền hình, viễn thông.

Với loại hình sinh hoạt, thời điểm lập hóa đơn là ngày hoàn thành việc cung ứng cho khách hàng.

Kỳ quy ước sẽ được sử dụng để làm căn cứ giúp tính toán số lượng các dịch vụ được cung cấp, dựa trên thỏa thuận của khách hàng và đơn vị cung cấp dịch vụ  truyền hình, viễn thông.

Xây dựng, lắp đặt

Trong lĩnh vực xây dựng – lắp đặt, ngày xuất hóa đơn chính là thời điểm nghiệm thu/bàn giao công trình (bao gồm hạng mục công trình, khối lượng – số lượng nguyên – vật liệu xây dựng…), không cần quan tâm rằng đã thu tiền hay chưa thu tiền.

Bán và cung ứng xăng dầu

Đối với hoạt động bán/cung ứng xăng dầu mà thì thời điểm lập hóa đơn được thực hiện định kỳ theo như quy định trong hợp đồng giữa 2 bên kèm theo bảng kê/chứng từ khác có sự xác nhận của song phương. Thông thường, ngày xuất đơn thường chậm nhất là ngày cuối trong tháng phát sinh hoạt động mua bán xăng dầu.

>> Xem thêm: Những thông tin hữu ích khác về việc làm kế toán TẠI ĐÂY

Khoản tiền tạm ứng hay đặt cọc

Với các khoản tiền tạm ứng hoặc tiền cọc để đảm bảo 2 bên thực hiện đúng hợp đồng thì việc xuất hóa đơn là không cần thiết.

Với các loại tiền cọc, tiền ứng thì không cần xuất hóa đơn.

Trên đây là những thông tin hữu ích về vấn đề xuất hóa đơn và thời điểm xuất hóa đơn thích hợp. Hy vọng nó sẽ giúp bạn củng cố thêm vào vốn hiểu biết cũng như nghiệp vụ kế toán của mình!

>> Xem thêm: Front Office là gì? Những bộ phận cơ bản trong Front Office