Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không? Các vấn đề liên quan khác

Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không? Đây là câu hỏi thường trực của các doanh nghiệp có sử dụng loại hóa đơn này. Cùng tìm câu trả lời nhé!

Hóa đơn điện tử là gì?

Trước khi tìm câu trả lời cho câu hỏi “Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không?” thì bạn phải trang bị cho mình một chút kiến thức cơ bản về hóa đơn điện tử trước đã.

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là loại hóa đơn tập hợp các dữ liệu điện tử liên quan đến việc bán/cung ứng hàng hóa, dịch vụ. Tất cả thao tác như tạo lập, quản lý, gửi/nhận, lưu trữ… HĐĐT đều được thực hiện thông qua phương tiện, thiết bị điện tử. Người thực hiện các thao tác này cũng phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Nhà nước.

Hóa đơn điện tử thường gồm có các loại sau:

• Hóa đơn bán hàng
• Hóa đơn GTGT
• Hóa đơn xuất khẩu
• Các loại tem vé, thẻ…
• Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…

>> Xem thêm: Các thông tin hữu ích về công việc kế toán mới nhất 

Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử

Sử dụng hóa đơn điện tử sẽ mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều tiện ích, cụ thể đó là:

• Tiết kiệm rất nhiều chi phí: Sử dụng HĐĐT sẽ giúp bạn bỏ qua khâu vận chuyển và bảo quản, chính vì vậy bạn sẽ tiết kiệm được khá nhiều chi phí và sức người so với khi sử dụng hóa đơn giấy.
• Tiết kiệm thời gian: Đi kèm với việc tiết kiệm chi phí thì HĐĐT còn giúp các doanh nghiệp “một công đôi việc” tiết kiệm luôn kha khá thời gian bởi nó đã giảm bớt một vài khâu và thủ tục không cần thiết nên việc quản lý hóa đơn điện tử cũng nhanh gọn hơn.
• Phương thức gửi hóa đơn đa dạng, phong phú hơn: Bạn có thể gửi hóa đơn điện tử qua tin nhắn SMS, qua thư điện tử Gmail, qua mạng xã hội trức tuyến như Facebook, Zalo, Skype… mà không cần phải tìm đến và đưa tận tay người nhận.
• Độ an toàn cao: Hóa đơn điện tử được quản lý trên hệ thống phần mềm nội bộ và có độ bảo mật rất cao. Muốn trích xuất và lưu trữ hóa đơn thì khách hàng có thể truy cập hệ thống bất cứ lúc nào. Điều này giúp khách hàng yên tâm hơn khi sử dụng sản phẩm.

Thời điểm các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử

Từ bao lâu nay, các doanh nghiệp nước ta đã quen sử dụng hóa đơn giấy để giao dịch, họ chưa quen với hóa đơn điện tử cũng như việc phải sử dụng nó thường xuyên. Thế nhưng Nhà nước đã nhận ra những ưu điểm vượt trội của HĐĐT và nhận ra các doanh nghiệp cần phải thay đổi. Chính vì vậy, Chính phủ đã đưa ra yêu cầu bắt buộc đối với các doanh nghiệp rằng họ phải chính thức chuyển sang sử dụng HĐĐT.

>> Xem thêm: Hướng dẫn các nghiệp vụ kế toán đang được nhiều người quan tâm

Nội dung Khoản 3 và 4 Điều 26, Thông tư 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài Chính đã ghi rõ: Từ ngày 1/11/2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng HĐĐT theo hướng dẫn tại Thông tư này.

Nhà nước cũng nhấn mạnh rằng các cơ quan, doanh nghiệp không nên để bị bắt ép mới chuyển đổi, họ nên chủ động đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử để không tụt hậu với thời đại công nghệ ngày nay.

>> Xem thêm: Khái niệm Front Office TẠI ĐÂY

Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không?

Sau khi đã có được đầy đủ hiểu biết về HĐĐT, chúng ta trở lại với câu hỏi “Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không?” nhé.

Theo như Điểm b Khoản 2 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC, điểm e Khoản 1 và Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC và khoản 3 điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC (bạn có thể tra cứu Internet để nắm được nội dung cụ thể) thì có 2 trường hợp xảy ra:

• Nếu đơn vị bán hàng đủ điều kiện tự in hóa đơn và thông báo phát hành hóa đơn không cần chữ ký thì trên HĐĐT không cần dấu của người bán và chữ ký của người mua.
• Nếu đơn vị bán hàng thông báo phát hành hóa đơn có chữ ký thì trên HĐĐT phải có chữ ký điện tử của người bán.

>> Xem thêm: Cách tạo hồ sơ xin việc mới mẻ, thu hút