Hướng dẫn lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và giúp giảm áp lực cho kế toán thuế trong vấn đề báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Nhiều kế toán sẽ gặp khó khăn trong lần đầu lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử. Vậy hãy cùng Tìm việc kế toán đi tìm hiểu chi tiết về nghiệp vụ này nhé!

• Những điều cần lưu ý khi sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
• Cách ghi mẫu thư xác nhận thu nhập năm

Những điều cần lưu ý trước khi lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử

Quy định pháp luật về báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Trước khi thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử sao cho chính xác thì doanh nghiệp cũng như kế toán cần nắm được các quy định pháp luật liên quan.

• Theo quy định pháp luật hàng tháng hoặc quý, các tổ chức, doanh nghiệp bán hàng hóa, dịch vụ có trách nhiệm phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý (trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn). Trong đó bao gồm cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn vẫn cần báo cáo và ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng 0.
• Với các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự in, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuếsẽ phải lập báo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.
• Trường hợp doanh nghiệp trong cùng 1 kỳ báo cáo có sử dụng 2 loại hóa đơn (bao gồm hóa đơn tự in và hóa đơn mua của cơ quan thuế) thì phải tiến hành báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trong cùng một báo cáo.

Quy định pháp luật về báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

• Các hóa đơn liên quan đến thu cước dịch vụ viễn thông, hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước, hóa đơn thu phí dịch vụ của các ngân hàng, vé vận tải hành khách và một số trường hợp khác theo quy định sẽ báo cáo theo tổng số hóa đơn.
• Các cơ sở kinh doanh phải chịu toàn bộ trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của số lượng hóa đơn còn tồn từ đầu kỳ, tổng số đã sử dụng, tổng số xoá bỏ, hủy và phải đảm bảo cung cấp được số liệu hóa đơn chi tiết khi cơ quan thuế yêu cầu.
• Trường hợp tổ chức, cá nhân chuyển địa điểm kinh doanh thì phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi.

► Xem thêm: Thông tin việc làm Bình Dương mới nhất dành cho ứng viên quan tâm.

Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử

Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử theo quý quy định cụ thể như sau:

• Với Quý I hạn nộp chậm nhất là ngày 30/4.
• Quý II hạn nộp chậm nhất là ngày 30/7.
• Quý III hạn nộp chậm nhất là ngày 30/10.
• Và Quý IV hạn nộp chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau .

Hướng dẫn lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử trên phần mềm hỗ trợ kê khai

Để tiến hành lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử trên phần mềm hỗ trợ kê khai, bạn thực hiện theo các bước sẽ hướng dẫn chi tiết dưới đây nhé!

Bước 1: Bạn đăng nhập phần mềm hỗ trợ kê khai

Truy cập phần mềm hỗ trợ kê khai thuế

Nếu đây là lần đầu sử dụng thì bạn có thể tải phần mềm này trực tiếp từ trên mạng về.

Bước 2: Chọn mục “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC)”

Sau khi đã đăng nhập vào phần mềm hỗ trợ kê khai, trên giao diện chính của phần mềm bạn nhấn vào Menu, nhấn chọn “Hóa đơn” và chọn tiếp “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC)”. Sau đó, bạn có thể chọn “Kỳ báo cáo” theo tháng hay theo quý tùy ý.

► Tham khảo: Download mẫu CV tiếng Việt đẹp giúp bạn ghi điểm trong mắt các nhà tuyển dụng.

Bước 3: Nhập số liệu vào các cột

Bạn cần điền thông tin chi tiết vào các cột trong bảng để tiến thành báo cáo. Cụ thể như sau:

• Cột số thứ tự. Nếu bạn muốn thêm dòng có thể nhấn F5 hoặc xóa bỏ thì nhấn F6.
• Cột 1:Cột mã loại hóa đơn. Bạn nhập mã của loại hóa đơn mà bạn muốn báo cáo.
• Cột 2: Tên hóa đơn. Phần này thì hệ thống sẽ tự động điền theo mã loại hóa đơn bạn đã nhập ở cột 1.
• Cột 3: Ký hiệu mẫu hóa đơn. Bạn nhập theo mục “Mẫu số (from)” được in trên hóa đơn của doanh nghiệp.
• Cột 4: Ký hiệu hóa đơn. Bạn nhập theo mục “Ký hiệu (Serial No)” được in trên hóa đơn của doanh nghiệp.

• Cột 5: Tổng số. Phần bạn không cần phải điền vì máy tính sẽ tự động hóa.
• Cột 6, 7:  “Số tồn đầu kỳ”. Nếu là lần đầu tiên thì bạn nhập số tồn đầu kỳ của kỳ đầu, còn từ kỳ thứ 2 hệ thống sẽ tự động chuyển số tồn cuối kỳ trước lên. Và yên tâm bạn vẫn có thể chỉnh sửa nếu số liệu có sai sót xảy ra.
• Cột 8, 9: “Số mua/ phát hành trong kỳ” được nhập theo dạng số. Trường hợp trong kỳ bạn không đặt in và thông báo phát hành hóa đơn mới thì mục này bỏ qua, không cần điền.
• Cột 10, 11, 12: Hệ thống sẽ tự động điền cho bạn.
• Cột 13: Số lượng đã sử dụng. Bạn nhập số lượng hóa đơn đã sử dụng và lưu ý số lượng này không bao gồm các hóa đơn đã xóa bỏ, mất hay hủy.
• Cột 14, 16, 18: Bạn không cần điền cột này vì hệ thống cũng sẽ tự động điền cho bạn.

• Cột 15, 17, 19: Bạn nhập mã số của các hóa đơn đã xóa bỏ, mất hoặc hủy. Lưu ý rằng các mã số hóa số hóa đơn  không được trùng nhau. Nếu các hóa đơn bị xóa bỏ, mất hủy không liên tiếp thì bạn phải thêm dấu chấm phẩy ngăn cách giữa các số. Còn trường hợp các mã hóa đơn này liên tiếp nhau thì kê khai dướng dạng khoảng và sử dụng ngăn cách bởi dấu gạch ngang .
• Cột 20, 21, 22: Hệ thống cũng sẽ tự động hóa và bạn không cần điền.

► Thông tin tuyển dụng 24h trên toàn quốc, tìm việc làm nhanh, mức lương hấp dẫn. Xem ngay!

Để hoàn thành báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử  bạn cần điền thêm đầy đủ các mục như:

• Người đại diện theo pháp luật: Mục này điền tên giám đốc của doanh nghiệp.
• Ngày lập báo cáo: hệ thoosngo luôn mặc định là ngày hiện tại. Bạn được phép sửa nếu điền sai ngày tháng nhưng vẫn phải đúng là ngày  mà bạn lập báo cáo.
• Người lập biểu: Bạn không cần nhập mục này

Bước 4: Lưu báo cáo

Sau khi đã hoàn thành xong báo cáo, bạn nhấn nút “Ghi” để lưu lại báo cáo. Trường hợp trong bản báo cáo có xảy ra sai sót , hệ thống sẽ tự động báo lại cho bạn ngay lúc đó.

Bước 5. Kết xuất XML

Sau khi đã hoàn tất kê khai bạn nhấn “Kết xuất XML” rồi nộp qua mạng cho cơ quan thuế.

Trên đây là cách báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử đơn giản, nhanh chóng với phần mềm hỗ trợ kê khai. Mong thông tin chúng mình cung cấp có thể hỗ trợ cho công việc của bạn.

► Tham khảo: Quy trình tuyển dụng ngân hàng Vietinbank– những điều ứng viên cần lưu ý trước khi ứng tuyển.