Mẫu bảng kê hóa đơn và những thông tin hữu ích mà kế toán viên nên biết

Mẫu bảng kê hóa đơn là điều mà kế toán viên nào cũng nên nắm rõ. Hóa đơn có vai trò vô cùng quan trọng và bảng kê đi kèm cũng có công dụng riêng của nó.

• (HOT) Hướng dẫn cách quản lý công nợ trong các doanh nghiệp hiệu quả
• Hình thức kế toán và những điều bạn phải biết về nó

Vai trò của bảng kê hóa đơn

Trước khi tìm hiểu về mẫu bảng kê hóa đơn (BKHĐ), hãy tìm hiểu về vai trò của bảng kê (BK) xuất kèm hóa đơn (HĐ) trước đã. Với loại bảng kê kèm theo hóa đơn thường được sử dụng để liệt kê số lượng hàng hóa/dịch vụ khi nhân viên bán hàng phải xử lý quá nhiều hàng hóa/dịch vụ cùng lúc.

Bảng kê là ‘cánh tay trái’ đắc lực của nhân viên bán hàng phải xử lý quá nhiều hàng hóa/dịch vụ cùng lúc.

Quy tắc khi viết BKHĐ

Đã tìm hiểu xong vai trò của bảng kê hóa đơn, chúng ta sẽ xem khi tạo BKHĐ cần tuân theo những nguyên tắc gì. Người bán hàng là người chịu trách nhiệm lập ra bảng kê, họ có thể thoải mái điều chỉnh bảng kê theo ý mình sao cho phù hợp với mẫu mã, đặc điểm và loại hàng hóa.

Tuy nhiên khi viết BKHĐ, họ vẫn phải tuân theo một vài quy tắc bất thành văn như sau:

• Nội dung chính phải có đầy đủ thông tin về người bán (gồm họ tên, mã số thuế, địa chỉ) và hàng hóa (gồm tên gọi, số lượng, đơn giá, thành tiền).
• Tiêu thức của bảng kê sẽ cần gồm có: “tiền thuế giá trị gia tăng“, “thuế suất giá trị gia tăng“. Nếu đơn vị bán hàng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương thức khấu trừ.

Người bán hàng được phép tự tạo BKHĐ nhưng họ phải tuân thủ một số nguyên tắc khi viết.

• Tương tự như hóa đơn, bảng kê phải có dòng chữ “kèm theo HĐ số…” cùng thời gian cụ thể đồng thời không thể thiếu chữ ký của đơn vị bán hàng và mua hàng.
• Nếu bảng kê có nhiều trang thì người chịu trách nhiệm phải đánh số trang và đóng dấu giáp lai đầy đủ. Đừng quên trang cuối cùng phải có chữ ký của đơn vị bán hàng và mua hàng.
• Số bảng kê phải tương thích với số liên hóa đơn. Đơn vị bán hàng cũng như mua hàng có trách nhiệm quản lý các nghiệp vụ kế toán kĩ càng và lưu trữ cả hóa đơn lẫn bảng kê đi kèm hóa đơn để cơ quan thuế rà soát, kiểm tra khi cần thiết.

Khi nào HĐ và BK bị tính là không hợp lệ?

Không phải hóa đơn và bảng kê hóa đơn nào cũng được tính là hợp pháp. Theo như Thông tư 39/2014/TT-BTC thì những trường hợp HĐ và BK sau đây sẽ bị tính là không hợp lệ. Chúng sẽ không được sử dụng để khấu trừ, kê khai thuế nay ghi nhận chi phí khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Hóa đơn không hợp lệ

Các hóa đơn không đủ tiêu thức theo như quy định của Thông tư 39/2014/TT-BTC. Cụ thể là các hóa đơn không có số BK, ngày BK hoặc BK không có số thì không được tính là hợp lệ.

>> Tìm hiểu thêm: Các công việc mà nhân viên hành chính văn phòng thường lựa chọn TẠI ĐÂY

Bảng kê không hợp lệ

Những đơn vị bán hàng nộp thuế GTGT theo phương thức khấu trừ mà bảng kê lại thiếu tiêu thức “thuế giá trị gia tăng“, “tiền thuế giá trị gia tăng“, “tổng cộng tiền thanh toán khi chưa có thuế giá trị gia tăng“… thì đều bị tính là không hợp lệ.

Mẫu bảng kê kèm theo hóa đơn

Dưới đây là một số mẫu bảng kê hóa đơn dành cho những ai muốn tham khảo:

Mẫu bảng kê hàng hóa (Loại 1)

Loại 2 là mẫu dành cho bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào

Đối với hàng hóa, dịch vụ sẽ dùng mẫu bảng kê này (loại 3)

Bài viết trên đây đã cung cấp cho các bạn nhân viên kế toán mẫu bảng kê kèm theo hóa đơn và rất nhiều kiến thức hữu ích về bảng kê hóa đơn. Hi vọng những thông tin này sẽ giúp ích nhiều cho bạn trong công việc kế toán viên của mình. Chúc bạn thành công!